Newsletter an Organisationen

13.08.2015

  • Screenshot: Mitteilungsystem / Newsletter an Organisationen im CMS © echonet communication GmbH

Organisationen können nun von den Betreibern mit der aktuellen Job-Liste und News versorgt und informiert werden.

Mitteilungssystem für Organisationen

Im Rahmen der Überarbeitungen für volunteer.life wurde das System auch um eine Mitteilungsmöglichkeit erweitert, die den Charakter eines Newsletters hat. Das System kann für jeden Betreiber einer volunteer.life-Lizenz freigeschaltet werden. Dabei kann der Betreiber festlegen an welche Gruppe von Organisationen das System die Nachricht übermitteln soll und wann.

Zielsetzung: Aktuelle Aufgaben

Die wichtigste Aufgabe für das Mitteilungssystem von volunteer.life ist sicherlich die Liste der aktuellen Jobs, die pro Organisation automatisch zusammengestellt werden. Die Organisationen erfahren so, welche Aufgaben sie in der Freiwilligenbörse für die Nutzer auffindbar hinterlegt haben. Dadurch kann auch über diese Methode eine "Aktualisierung" angeregt werden, wenn von einzelnen Organisationen noch Aufgaben vorhanden sein sollten, die nicht mehr relevant sind.

Mitteilungszentrale mit Zeitsteuerung

In dem Mitteilungssystem im Hintergrund werden Nachrichten an alle registrierten und aktiv freigeschalteten Orfganisationen generiert. Dabei kann sich der Betreiber des Systems aussuchen für welches Themengebiet er die Organisationen erreichen möchte (zB "Freiwilligenbörse", "Flüchtlingshilfe"...).

Für die Aussendung der Mitteilung ist ein Zeitmanagement-System im Hintergrund eingerichtet worden, die Mitteilungen können also jederzeit im Voraus geplant werden und werden vom System dann an die jeweilis zutreffenden Organisationen ausgeschickt - dies geschieht ohne manuellen Eingriff durch den Betreiber dann von selbst.

Wie sollen Mitteilungen erstellt werden?

Für die empfangende Organisation sollten die Mitteilungen grundsätzilch einen informierenden Charakter haben. Die Mitteilungszentrale im Content-Management-System von volunteer.life sollte also für zwei Botschaften genutzt werden:

(1) Neuerungen für Organisationen

Nicht nur für die Betreiber der Plattformen sind die Neuerungen im System relevant, oftmals sind es auch die Organisationen für die eine neue Funktion interessant ist. Damit die Organisationen davon erfahren, kann der Betreiber in 2 Textfeldern diese Neuerungen erklären und den Organisationen näher bringen.

(2) Zusammenstellung der Job-Liste der Organisation

Diese wird über einen Schalter gemacht, der bei der Mitteilung auf "Ja" gesetzt werden kann. Damit erzeugt das System zwischen den beiden Textinhalten, die übermittelt werden, eine Liste mit den Aufgaben, die von der jeweiligen Organisation aktuell eingetragen sind. Diese Aufgaben betreffen nur die Aufgaben, die von den Usern auf der Plattform aktiv gesucht werden können, also keine Soforthilfe-Angebote mit Einladungssystem.

Vorgehensweise für die Mitteilungen

Um die Organisationen per integriertem Newsletter anschreiben zu können, wird zunächst ein Mailtext im System angelet. Dieser besteht aus einem "Vorspann" und einem "Abspann". Diese beiden Elemente können über den WYSIWYG-Editor frei gestaltet werden. Dazwischen kann - optional - eine solche Mitteilung im Charakter eines Newsletters auch mit einer aktuellen Job-Liste der Organisation versehen werden.

Danach werden die Mitteilungen in den Versand übernommen, dabei legt der Betreiber folgende Werte fest:

  1. Tag des Versandes (zB "5.")
  2. Monat des Versandes (zB "12.")
  3. Jahr des Versandes (kein Pflichtfeld)
  4. Zustellung auch an Medienpartner (Ja/Nein)
  5. Themenbereiche der Organisationen
  6. Optional: Einzelne E-Mail-Adressen, die die Mitteilung erhalten sollen

Wenn der Betreiber dabei kein Jahr festlegt, wird die Mitteilung jedes Jahr an diesem Tag über das System automatisch ausgeschickt. Natürlich aktualisiert sich die Mitteilung dann auch selbstständig, wenn eingestellt wurde, dass die Job-Liste mitgeschickt wird. Außerdem werden auch dann immer nur jene Organisationen vom System angeschrieben, die derzeit aktuell registriert sind und Aufgaben im System veröffentlichen können (+ Medienpartner, optional).

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